- 対象
- 自分個人
- 難しさ
- 中
- 実施時間
- 特になし
- コスト
- 特になし
- 主な内容
- 背景や経緯などの情報を伝えよう
- 返答や対応の期限を決めて伝えよう
- 画像などのビジュアルで伝えよう
リモートワークになってから、報連相もチャットやメールなどのテキストで行うことがとても増えたように思います。
今までは会話の中で、不足した情報や質問のやり取りができたのですが、テキストベースになるとそういったやり取りに手間が発生したり、認識違いが発生したり…。
今日はそんなメールやチャットでの報連相で、実際に困ったことや気をつけたいことをまとめてみたいと思います。
背景や経緯などの情報を伝える
「◯◯の件ですが、このような見積もりにしようと思います。どう思われますか？」
こういった連絡をもらうと、思考がちょっと止まってしまいます。
「◯◯の件、って今どんな状況だっけ？」
「◯◯については、前回話したと思うけどなんて話したかな…」
伝える側は、そのことについて考えた上で連絡をしているので、もちろん背景や経緯が頭の中に入っていますよね。
でも受け取った側は案外、というか全然覚えていなかったり、忘れてしまったりしているものです。
背景や経緯も沿えて伝えてもらえると、いろいろな情報を思い出すことができるので、とてもスムーズにやり取りすることができます。
「先方からの希望で、見積もり金額を修正することになっていた◯◯の件、前回の話し合いでお値引きにこういった条件をつけて交渉することになっていました。
実際に検討したところ、この条件にするのが適切だと思うのですが、どう思われますか？」
これだと、今までの経緯や背景を思い出すことができ、見積もりが適切かどうかその場で判断することができます。
おまけで、今までの経緯をまとめたドキュメントなどがあれば、そのURLやファイルを添付をすると更にわかりやすいです。
…なんだか受け取るわたしの記憶力がないだけな気もしますが、年齢があがると記憶力は下がるので、これはきっと間違いの起きにくいよい方法だと思います！
返答や対応の期限を決めて伝える
「急ぎではないので時間があるときで大丈夫です」「なる早でお願いします」
こういった曖昧な期限もトラブルのもとになりやすいです。
「時間があるとき」と言われると、つい急ぎのタスクや優先度の高い対応に追われてしまい、いつまでたっても対応できずに気づいたら数週間たっていた…なんてことになりかねません。
お願いした方も、「遅いな」「まだかな」といらぬストレスを抱えてしまうことになります。
「なる早」についても同様で、「今日・明日」なのか「今週」くらいなら大丈夫なのか、言った側と言われた側で認識がずれているとトラブルになる可能性があります。
こういった用語は、相手を気づかって言ってくれていることはわかるのですが、期限はしっかり切った方がお互いに気持ちよく対応できます。
「急ぎではないので時間があるときで大丈夫なのですが、可能でしたら来週中にはご対応お願いできますでしょうか」
「クライアントからはなる早と言われていますので、今週中の対応は可能でしょうか」
こうすると気づいかいをしながらも、期限が明確になりますよね。
明確な期限のない依頼をされた側でも、「それでは来週中で大丈夫でしょうか？」などと期限をつけて返事をすると、お互いの認識を共有することができますので、心がけるといいかもしれません。
画像などのビジュアルで伝える
人間は言葉で伝えられるより、ビジュアルで伝えられる方がパッと見で情報を把握することができます。
わたしの会社は特にWebサイトを作る仕事をしているので、サイトのキャプチャに補足情報をつけてやり取りする機会がとても多いです。
Webサイトなどに限らず、例えば報告書の修正箇所や、見積もりの修正箇所などもビジュアルで示すことでどこがどう変わったのかを把握することができて、とても便利です。
無料で簡単に使える2つのツールをご紹介しましょう。
monji
無料で使える修正依頼ツール「monji」は、WebサイトのURLや画像ファイルなどをキャプチャとして取り込んで、修正指示や修正した箇所を簡単に共有できるツールです。
上のキャプチャの修正指示のURLはこちらからご確認いただけます。
使い方も直感的で簡単なので、画面のキャプチャを撮って画像にしてしまえば、Webサイトやグラフィック以外にも簡単に応用することができます。
Awesome Screenshot
こちらも無料で使えるChromeブラウザの拡張機能です。閲覧しているWebサイトのキャプチャを取れるだけでなく、monjiと同じく画像ファイルを取り込んで、直接指示を書き込むことができます。
monjiのように「修正確認」「完了」などのチェックボックスはありませんが、とても手軽に利用できるのと、矢印などで細かい指示を自由に書き込めるので、視覚的にわかりやすい指示や報告ができます。
↓AwesomeScreenshotの詳しい使い方は下記の記事でもまとめています。
テキストベースの報連相で気をつけたいことまとめ
リモートワークになってから、遠くの人とやり取りする機会も増えてきました。
その分、コミュニケーションのずれや齟齬はなるだけなくしたいもの。
- 背景や経緯などの情報を伝える
- 返答や対応の期限を決めて伝える
- 画像などのビジュアルで伝える
この3つに気をつけてやり取りするだけでも、かなり意思疎通しやすくなるのではないかと思います。
ぜひ試してみてください！