- 対象
- 自分個人
- 難しさ
- 中
- 実施時間
- 内容による
- コスト
- 内容による
- 効果
- 忙しいときでも依頼先が確保できる
- 個人で回せる仕事量が増える
- 自分のスキルアップ・キャリアアップにつながる
小さい会社だと、社内のみんなが忙しくて仕事を分担できない、自分ひとりでは残業しないと乗り切れない…ということありますよね。
ほんとうは社内で協力して対応できるのが理想ですが、単純作業なんかはアウトソーシングしてしまった方が、自分にとっても楽だし、会社にとっても利益になる場合もあります。
外注さんにアウトソーシングするのは、一般的には「社内でできないこと」というイメージが大きいかもしれません。でも「社内でできること」むしろ「自分の仕事」をアウトソーシングするというのも、とっても効果的なんですよ。
今日はそんなパートナーさんへの依頼で、残業を減らす方法をご紹介します。
まずは自分のマインドを変えて、上司に相談しよう
「外注に頼むとクオリティが心配」
「自分でやった方が早い」
「結局修正・やり取りに時間を取られる」
「コストがかかる」
まだ入社して2〜3年頃、わたしはこのような意識が強く、なかなか仕事をふることができませんでした。
特にフリーランスなどのパートナーへの依頼は、納期がギリギリでかつ社内対応できない時に検討しやすいもの。
「もし納期を破られたら？品質が悪かったら？」なんて思うとなかなかアウトソーシングできませんよね。
結局自分でやってしまい、気づいたら毎日残業…なんていう人も多いのではないでしょうか。
でも自分で抱え込んで体を壊したり、ミスをしてしまっては本末転倒です。
また、自分が残業をするコストよりも、外注さんに依頼するコストの方が安かったりします。
会社にとっても、アウトソーシングすることでたくさん仕事が回せるなら利益になることが多いものです。
まずは自分のマインドを変えて、上司やマネージャーの方に、業務量の負荷や会社にとって利益になるという観点から相談をしてみましょう。
上司に頼らずに、外注さんとのやり取りを管理をしよう
プロジェクト全体を指揮するディレクターやマネージャーが、アウトソーシングするかどうかを決めている。またそのやり取りをしている、という場合も少なくないかもしれません。
この場合、あなたの決定権は非常に小さくなり、あなたの裁量で仕事のやりくりをすることがとても難しくなります。
最初から外注に依頼するかの判断や予算管理まではともかく、ぜひ「パートナーさんとの仕事のやり取りは私にさせてください」と伝えてみましょう。
マネージャーも細かいやり取りをしたいわけではないですから、あなたの力が信頼に足るものであれば、快く任せてくれるはずです。
一度フリーランスさんや外注さんと良好な関係を作ることができれば、その後の案件でスケジュールが厳しい時など、上司に「このスケジュールでは対応がかなり厳しいです。やり取りは私がしますので、フリーランスさんに投げられませんか？」といった進言がしやすくなります。
最終的に、あなたの判断で外注に依頼するかを決められるようになると、ひとりでやることに比べて格段と仕事の幅と量の調整がラクになるはずです。
よいパートナーさん探しのポイント
会社から承諾をもらったら、まずはパートナーさん探しです。
会社にしても個人にしても、よいパートナーと巡り会えるかはかなり運に左右されると思っています。依頼内容にもよりますが、「大丈夫です！」「経験あります！」と言われたのに、実は全然できがよくなかった…というケースは、未だに完全には回避できません。
ただそれだけに、よいパートナーさんとの出会いは、何年も続くお付き合いになります。
会社ですでにお願いしている人がいればその方でもよいですし、Webサイトで探して問い合わせをしたり、今ならクラウドソーシングサービスを利用するのもよいでしょう。
わたしがよい人かどうかを判断しているポイントは次の通りです
実績の質と数
やはり一番大事なのは実績がしっかりあるかどうかです。言葉がうまくても、実績がない人は信頼できません。長くやって経験を積んでいる人か、クオリティに問題ないか、入念にチェックしましょう。
連絡がマメで返信が早い
わたしの場合、返信が24時間以内にこない人はちょっと心配になります。また、困った時に電話ですぐにやり取りできるかも確認しましょう。
少しでも？と思うところは確認する
ここは心配だけどまぁいい人そうだし大丈夫かな…と考えると大体失敗します。相性の問題もありますので、最初に一回顔合わせして、気になる点はしっかりコミュニケーションをとって解消しましょう。
少し厳しい言い方になりますが、基本的に「言葉」は話半分くらいで「行動」を基準に判断することをおすすめします。
（もちろん多くの人は誠実ですが、中にはとにかく仕事をとるために適当なことを言う人もいますので…）
仕事をアウトソーシングするときのポイント
よいパートナーさんが見つかったら、いよいよ仕事を依頼してみましょう。
何をどのように依頼するかのポイントをいくつかご紹介します。
最初は、予算と納期に余裕のある案件をアウトソーシングする
初めてアウトソーシングするパートナーさんとは、予算も納期も余裕があり、かつ万一クオリティが落ちてもフォローできるものを依頼しましょう。
「別に依頼に出さなくても自分でできそう…」と思うかもしれませんが、納期が短いものを初めての人に依頼するのはリスクが高すぎます。
それに先の案件を依頼しておくと、あなた自身は手近な案件に注力してラクになるはずです。
仕事が来た瞬間に、アウトソーシングするかを判断しよう
「これならできそう」「ここまではまだ自分でできる」「これは調整してなんとかなるんじゃないか」と限界まで自分でやろうとすると、外注さんに依頼する余裕すらなくなってしまいます。
自分の中での許容値を決めて「い、いけるか…？」くらいになったら、それ以上のものは外注に出すか、今持っているものを外注に出すと決めましょう。
イレギュラーなスケジュール変更や急な依頼は必ず発生するものです。まだ大丈夫なうちに自分でやるか、フリーランスなどのパートナーさんに出すか判断することが大切です。
自分のコア領域を見極めて、アウトソーシングするか考えよう
何をパートナーさんに依頼して、何を自分でやるかの判断は、基本は予算や納期が条件になると思います。
外注さんに出すだけの予算があるか、納期は間に合うのかといったことですね。
ただ、一番重要なのは「自分にとって大切な仕事かどうか」です。
全ての仕事を100%でやりきることはできません。
自分にしかできないこと、自分が本当にしたいこと、に注力するようにしてください。
一方アウトソーシングする内容は、自分には向いていないもの、自分でなくてもできる仕事です。
そういう案件こそ、外注パートナーさんに依頼しましょう。
すべてを自分でしてしまうと、品質やスピードによくない影響が出てしまう可能性があります
。会社やお客様が求めているのは、「すべてをあなたがやること」ではなく、「結果を出すこと」のはずです。
最初の依頼が大変でも、その後はずっと楽になる
1回実際にやってみると「依頼内容をまとめる時間がもったいない」「チェックや修正指示が面倒…」という意見をよく聞きます。
こうなると「やっぱり外注やアウトソーシングはもういいや…」と思うかもしれません。
でも、最初さえ越えればあとはものすごーくラクになるんです。
理由は単純で、同じような内容を依頼し続けることになるから。
例えば、最初は小さな認識違いや、やり方の違いなど、うまくいかないことは絶対におきます。しかしこれにチェックや修正を返していくと少しずつ認識が一致していきスムーズにいくようになります。
また、依頼内容についても、必要な情報や記載すべき事項がなにかわかってきて使い回せるようになるので、回を重ねるごとに楽になっていきます。
もちろん、それでも改善してくれない場合や、クオリティやコミュニケーションに問題があれば、別の人を探した方がよいかもしれません。
ただパートナーさんへの依頼自体は、最初は多少うまくいかなくても、少しずつスムーズになりますので、諦めずに定期的に依頼してみましょう。
ちなみに、連絡のやり取りはメールでするよりもビジネスチャットを使うととっても楽ですよ。
アウトソーシングで残業を減らす方法まとめ
- まずは自分のマインドを変えて、上司に頼らず外注さんに依頼してみよう
- 言葉ではなく行動を基準に、よいパートナーさんを探そう
- 最初は、予算と納期に余裕のある案件を依頼してみよう
- 仕事が来た瞬間に、アウトソーシングするか判断しよう
- 自分のコア領域を見極めて、アウトソーシングするか考えよう
- 最初の依頼が大変でも、諦めずに最適化していこう
実際にわたしは何人かパートナーさんとやり取りしているのですが、いざというときに頼れる先が複数できたことで、仕事も気持ちもとてもラクになりました。
結果的に、自分ひとりで回せる仕事量も増えて、自分への評価や会社にとっての利益にもつながったと感じています。
自分で仕事を抱え込んで残業ばかりというかたは、ぜひアウトソーシングを考えてみてください。
あなたの仕事をぐっと助けてくれる、素晴らしい出会いがあるかもしれませんよ。
↓わたしの会社が残業をなくせた詳しい過程はこちら