- 対象
- 全スタッフ
- 難しさ
- 中
- 実施時間
- 15分程度／週
- コスト
- 特になし
- 主な内容
- 非公開だった役員会議の内容を公開する
- 個人に紐づくセンシティブな内容は記載しない
- ツールを利用して「誰でも」「すぐに」見れるようにする
- 効果
- 会社全体の意識の共有ができた
- 細かい課題を共有することで、より具体的に伝わった
- 情報を透明化し、情報格差を改善することができた
役員の日々の話し合いを公開し、現状認識やビジョンを共有する
「上の人たちが何を考えているかわからない」
「大事なことは役員だけで決められている」
これは、2019年に行った役員フィードバックアンケートという匿名アンケートに書かれていた内容です。
cotauの会社では、役員だけでの話し合いを週1回設けており、日々発生する課題や事業戦略について話し合う場を設けています。
しかしこの話し合いの内容は、それまで非公開になっていました。
議事録自体も存在せず、ホワイトボードの画像を撮って各自保管+参加メンバーが各々必要と思うことをメモしていただけという状態です。
役員であるcotauとしては、そもそも情報公開の必要性を感じていなかったのですが（そりゃ自分は参加しているからそうですよね）このアンケートを見て正直ショックを受けました。
しかし、自分たちに関わることが共有されていないというのは、確かに大きなストレスだと思います。
逆に言えば、「自分たちの会社がどのように意識決定されているか」「役員が日々何を課題としてどのような方向に進もうと考えているか」共有することは、会社に携わるメンバー全員の意識・方向性をそろえるために必要なことだと思うようになりました。
今日は役員会議の情報公開の取り組みについてご紹介します。
役員会議の情報公開するまで
会議の情報を公開するまでは、社長はじめ役員間で激しい論争を繰り返し…ということはありませんでした。笑
幸いcotauの会社の役員は、3人とも至ってこの点について理解があったので、情報共有の必要性と目的について話をしたところ、「それは確かにそうだよね」と快諾いただきました。
ただ、情報開示する内容についてはどこに開示のラインを引くかの話し合いは行われました。
例えば、個人の給与や評価に関わることだったり、個人に紐づくトラブル対応など、ある程度センシティブな内容については情報公開することが必ずしもよいとは限りません。
また、未確定の検討事項についても、場合によっては正式に確定してから共有した方がよいと思われるケースもあります。
というわけで、簡単なルールとしては
- 給与、評価などの個人のセンシティブな内容は基本的に議事録から外す
- その他必要に応じて共有を控えたいものは都度決める
という形で運用がスタートすることになりました。
ちなみにcotauの会社では、会社全体の売上・経費などがすべて開示されています。ただし、経費明細のうちに給与に関わる部分などは非公開です。
将来的には、この給与も含め情報をすべてフラットにしたいと考えていますが、まずはその一歩を進めることができました。
情報公開の具体的な方法
さて、情報共有のための具体的な手順です。
cotauの会社では、kintoneというアプリで「役員会議の議事録」という専用の議事録スペースを設けました。ここに、毎週の話し合いの内容をまとめて更新しています。
この議事録は、社員含め全員が閲覧することができるのですが、それだけでは十分ではありません。なぜなら、「いつ更新されたかわからないのに、わざわざ見に行かないといけない」からです。
これではあまり見てもらえないだろうと思いました。
そこで、普段業務のやり取りなどを行っているチャットツール（チャットワーク）と連携させ、議事録に記載した内容を自動で投稿するようにしました。
これによってアーカイブ性とリアルタイムでの告知の両立することができました。
ただ、正直なところツールは何でもいいと思います。それこそメールでも、Slackでもあり。要はリアルタイムに共有することさえできれば、問題ありません。
※チャットワークは社内・社外問わず便利なのでおすすめです。
情報公開した結果どうなった？
情報公開の取り組みは、2020年8月にはじめましたので、2021年1月現在でちょうど約半年が経ちました。
スタッフから議事録を公開したことや、各議事録についてのリアクションは基本的にないのですが、意識の共有という面では効果があったと実感しています。
cotauの会社では、2020年のコロナ禍でIT企業に関わらず売上が昨対比でマイナスとダメージを受けました。取引先企業がコロナ禍で大きな影響を受けたためです。
このため、「売上をあげるための取り組み」を積極的に進めていこうという話は、役員会議でも行われていました。
そういった危機感のようなものは、直接伝えていることもありますが、細かい日々の話し合いも共有したことで、より具体的に伝わったのではないかと思っています。
また、議事録を公開することで、役員など上部の人間だけに情報が集約され、他の人に情報がいかないという情報の非対称性は、少し改善されたのではないかと考えています。
cotauの持論として、視座が低い・高い（この言葉嫌いなのですが）といったことは、結局「情報をどれだけ持っているか」に大きく左右されると思っています。
既に売上や経費などの情報は、給与など一部を除いてすべて開示しているのですが、今回の議事録のように、それ以外の部分についても積極的に情報を透明化していければと考えています。
そのためにも、「役員が日々何を考えているのか」を伝えることは、会社のみんなが一丸となって業務に取り組むにあたって大切なことだと実感しました。
役員会議の情報公開、おすすめです！
役員会議の情報公開に対するスタッフの声
役員の方が普段どんなことを話し合われているのか把握できるのでとてもありがたいです。チームのメンバーで「今こんな動きがあるらしんだけど」と議題として話し合うこともあります。