案件共有プレゼン

スタッフの仕事を共有し、サポートや各自の業務に活かす

わたしの会社では、クライアントごとにチームを組んでWebサイトの制作を行っています。だから、自分が関わっていない案件については全く知らないということも少なくありません。

成果のあがる取り組みをしていたり、逆にうまくかなかったケースなど、情報を共有する機会が少なくて、ノウハウが各個人でバラバラになっている状況だったと思います。

この問題を解決するためにはじめたのが「案件共有プレゼン」です。

月に一回、全員が持ち回りで発表を行うことで、それぞれが抱える課題や取り組みを共有することができるようになりました。

また、プレゼン力のアップや、フィードバックによる課題解決の提案など、単に情報を共有するだけではない会社としてのチームワーク力アップに繋がっていると感じています。

今日はその取り組みと効果をご紹介しますね。

案件共有プレゼンの流れ

案件共有プレゼンは、月に1回45分で、次の流れでおこなっています。

1.アイスブレイク（３分）
「ワンワードオープン」という形で、そのときどきの時事ネタや季節ネタなどをテーマに、軽く雑談をしています。社内でもプレゼンとなると少し緊張しちゃう人も、この場で空気がなごみます。

２.今日のプレゼンター＆概略の紹介（2分）
ファシリテーターが、今日のプレゼン内容について軽く紹介します。書いててなんですが、あんまりちゃんとこれやっていません。

３.プレゼンターがプレゼン （10分）
これが案件共有プレゼンのメインです。時間は10分と少ないので、この時間でどれだけまとめられるかも問われます。
だいたいのメンバーはパワーポイントやGoogleスライドなどを画面共有して行っています。終わったらみんなで拍手しましょう。

４.シンキングタイム（5〜8分）
プレゼンを聞いたメンバーが感想などを書く時間です。フィードバックシートというものを作り、そこに3つの項目を記入します。今はkintoneというクラウドアプリに記入しています。
・良かったところ
・ここがおしい！
・私からのアイディアや提案、私が今ヘルプできること

５.フィードバックタイム（15分）
メンバーからの質問やフィードバックを話す時間です。（挙手制）
聞きながら、さらに気づいた点などをシートに加筆してもOK。

6.フィードバックシートを回覧（５分）
フィードバックタイムで話せなかった人の分を含めて、全員の記入内容を回し読みします。

７.プレゼンターからのコメント（5分）
最後に、プレゼンした人からの感想をシェアします。採用したいアイディアや、今後に活かしたいことなど。

案件共有プレゼンの効果と感想

案件共有プレゼンは、2021年1月現在でちょうど3年目を迎えました。振り返ってみると、これまで本当に様々なテーマで話し合いをしてきたなぁと感慨深いです。

直接各案件に関わる「コンサルティング」「デザイン」などの紹介から、困ったことを質問するヒアリング会、はたまた社長による「放談会」など、ベースは案件共有ながらもそれぞれがみんなに伝えたいことをプレゼンするよい機会になっていると感じています。

また、現在11人のメンバーで回しているので、月1回だとプレゼンするのは大体年に1回。そこまで過度な負担になっていないことも、楽しく続けられている理由のひとつかもしれません。

時間が限られているので、実際にこのプレゼンの場で、課題がすぐに解決した、ノウハウを共有できた、ということは少ないかもしれません。ただ、お互いの仕事を理解し、課題解決やノウハウをシェアするよいきっかけになると感じています。

自分のやってきたことをただ知ってもらう、認めてもらえるだけでも嬉しいですよね。cotauもプレゼン後にいただいた感想シートは、つい何回も読み返してしまいます。

会社でお互いの仕事や状況があまりわからないという方は、案件共有プレゼン、おすすめです！