- 対象
- 全スタッフ・クライアント
- 難しさ
- 低〜中
- 実施時間
- 特になし
- コスト
- 月額¥500／人
- 主な内容
- メールはコミュニケーションコストが高くて不便
- チャットワーク導入でコミュニケーションが超便利に
- 社内・クライアントに関わらず導入できる
- 効果
- 社内 のさまざまなやり取りが気軽にできるようになった
- コミュニケーションのムダがなく、業務効率が大幅にアップ
- クライアントにも導入いただき、仕事がしやくなった
チャットワークで「コミュニケーションコスト」をゼロにしよう
cotauの会社では、以前はクライアント・社内とも「メール」でのやり取りが主流でした。
でもメールだと、さまざまなコミュニケーションコストが発生します。
- 文頭文末の挨拶が必要で、本題だけシンプルにやり取りできない
- 過去のやり取りを確認するのに、時間がかかる
- CCやBCCなどの漏れが発生する可能性がある
- 添付ファイルの容量次第ではクラウドストレージなどを経由する必要がある
特に社内での細々としたやり取りは、メールだととても面倒ですよね。リモートワーク環境で対面できない状態だと、メールやテレビ会議だとすごく手間がかかってしまいます。
cotauの会社では、2018年くらいに「チャットワーク」を社内で全面的に導入し、その後クライアントに対しても利用を促していくことで、コミュニケーションにかかる手間を大幅に削減することができました。
もはやチャットワークになしに業務は成り立たないと言っても過言ではありません。
今日はビジネス・チャット導入によって、どのようなメリットがあったのかをご紹介します。
チャットワークのメリット
とにかく連絡が気軽にできる
チャットワークを導入する以前は、社内では対面コミュニケーションが多かったのですが、「忙しそうで声をかけづらい」という声がありました。
それがチャットになってからは、時間やタイミングをうかがう必要なくシンプルに用件を伝えることができます。会話じゃないと伝わらないこともありますが、チャットだと文章で整理してやり取りできるので理解も促進できます。
全スタッフや、プロジェクトメンバーなど、必要なメンバーだけに情報を共有できる
チャットワークは、さまざまなメンバーでグループを作成することができます。社内全員のグループや、プロジェクト毎、またはチームなど、必要に応じてグループを作成することで、抜け漏れもムダもなく必要なメンバーに情報を共有できます。
ちなみに、cotauの会社ではリモートワークになってから「雑談板」などもつくって、業務連絡以外のことを気軽にやり取りできるグループなども作成しています。
WebサイトのURLや、画像などのデータを送信できる
地味に便利なのが、データのやり取りができること、URLが短縮されて表示されることです。
容量内であれば、かなり重い画像・PDF・ZIPなどのデータを簡単に送信できるので、Web制作会社としてはとてもに助かっています。いちいちクラウドストレージなどを経由する必要がないのは、手間が省けます。
また、地味ながら嬉しいのが「すごく長いURLを省略表示してくれる」点です。
メールだと改行が入ってちゃんとリンクにならなかったり、URLだけで数行表示されるものが一定文字数以上は短く表示されるので、シンプルにやり取りができます。
「概要欄」に、必要な情報をメモしておける
チャットワークには、各グループチャットごとに「概要欄」があり、常時表示されます。
ここに、プロジェクトの概要や、GoogleスプレッドシートなどのURL、あるいは運用ルールなどの情報を記載しておくことで、チャットワークを起点に各情報をスムーズに確認・アクセスできるようになります。
全員がちゃんと必要な情報を常に把握しておけるので、認識齟齬や見落としなどがなくなり、とても重宝している機能です。
ちなみに、「タスク機能」もあるので、メンバーにタスクを割り振ってTODOを管理することもできます。
スマホアプリもあるので、いつでもどこでもチャットできる
チャットワークにはスマホアプリ版もあります。通常はPC版でやり取りしていますが、電車の中など出先でPCが使えないときでも、スマホでやり取りできるので、時間のロスや見落としを防ぐことができます。
また、メールでお知らせ設定もできますので、普段はメールを使うことが多い人でも安心です。
他のサービスと連携できる
チャットワークは、さまざまなWebサービスと連携しています。
特にcotauの会社では、リモートワークにあたって「電話受付代行サービス」を利用するようになり、その受電のお知らせをチャットワークに流してもらっています。
全員がそのチャットグループに入っているため、お知らせの見落としもフォローでき、常時確認ができるのでとても便利です。
社外とのやり取りも気軽にチャットでOK
チャットワークは5つのグループチャットへの参加までなら、無料で利用できます。つまりクライアントが使っていなければ無料で利用できるので、気軽におすすめすることができます。
cotauの会社では、大体クライアントの7〜8割にはチャットワークを導入していただいており、コミュニケーションをメールからチャットワークに集約することで、業務効率が格段にアップしました。
連絡が取りやすいだけではなく、先にお伝えした「概要欄」「データのやり取り」など、メールよりもはるかに便利にやり取りすることができます。
チャットワークの不便なところ
テレビ会議は多人数だとうまく使えない
チャットワークにはテレビ会議の機能も備わっているのですが、実際に使ったところ通信状態があまりよくなかったり、多人数になると入室がうまくできない人が出てくるなど、あまり使い勝手がよくありませんでした。
このためcotauの会社では、テレビ会議ではzoomを利用しています。
スレッド式の掲示板としては利用できない
チャットワークはとてもシンプルなグループチャットです。ひとつのグループチャットは単純に時系列に書き込みが並びます。
例えば、グループの中の「A議題」「B議題」が入り組んでしまうと、それぞれのやり取りをまとめて見ることができないので、何個もの議題について同時並行でやり取りすることにはあまり向いていません。
とはいえ、そのシンプルさがクライアントなどチャットになれていない人にも使いやすいメリットになっています。また、「返信」「引用」「リンク」などの機能を使えば、しっかり議論を追えるようになっています。
チャットワークの活用まとめ
まとめると、チャットワークとっても便利です！
繰り返しになりますが、社内・クライアントに限らずこれなしに業務は成り立たないほど便利に活用させていただいています。
これまで「Skype」「Slack」「Talknote」「LINE」などチャットツールはいろいろ試してみましたが、クライアントも社内もこれだけシンプル便利に使えるツールはチャットワークだけだと感じています。
ビジネスプランのコストもそこまで高額ではないので、まずは無料版でお試しいただくといいかもしれません。
ぜひコミュニケーションのムダをなくして、仕事をもっと楽しみましょう！