- 対象
- 全スタッフ
- 難しさ
- かんたん
- 実施時間
- 選定に1〜2週間、導入即日
- コスト
- 受付代行約1万円〜／月 + 通話アプリ代1,000円〜／月
- 主な内容
- 電話受付代行サービスで、「電話をとる」という業務をやめる
- 通話アプリで、各メンバーが個別にクライアントと通話できるようにする
- 効果
- 会社に出社する必要がなくなり、完全リモートワークを実現できた
- 営業や別のスタッフ宛の電話をとらなくてすみ、業務にとても集中できるようになった
- クライアントにはスマホアプリで直接通話できるため、「常に折り返し」という電話受付代行サービスの弱点を克服できた
電話受付代行fondesk × 電話アプリSUBLINEで快適なリモートワークを実現
cotauの会社で、リモートワークの大きな懸念になったのが「電話の受付」です。
事務所で電話を受ける体制だと、出社する人が必ず必要になりますし、電話受付の負担が集中します。
実際にリモートワーク初期には、1〜2人の出社メンバーに受付業務が集中。営業電話が多いのも問題ですが、担当者にもチャットなどで連絡しなければならず、通常よりもかなり業務に支障がでてしまいました。
そこで思い切って実行したのが、電話受付の外注化 + 個人スマホへの電話アプリ導入です。
これによって、営業電話や別の担当宛の「電話をとる」という業務がなくなり、完全リモートワークが実現できただけではなく、業務効率も大きく向上することができたと感じています。
今回は、電話受付代行サービス「fondesk」と、電話アプリ「SUBLINE」の導入と結果についてご紹介しますね。
電話受付代行サービス「fondesk」
fondeskは、会社番号にかかってきた電話を転送して受付サービスの人に受けてもらい、その内容をメール・slack・チャットワーク・Teamsなどの各種ツールでご案内してもらうというサービスです。
cotauの会社でリモートワークがはじまったのは2019年。この時期すでに「電話の受付」が課題になっていましたが、出社勤務のメンバーがまだ半数以上だったこともあり保留になっていました。
そして2020年2月、コロナ禍で多くのスタッフのリモートワーク化実施。はじめてすぐに問題になったのが電話受付の対応の煩雑さです。
- 新人メンバーがリモートワークとなり、中堅のごく一部のスタッフに電話が集中
- （コロナの影響か）営業電話が多くなり、業務が頻繁に中断されて集中できない
- リモートワークのメンバーに受電をチャットなどで都度伝えなければいけない
- クライアントへも「折り返し」が頻繁に発生し、スムーズに電話連絡ができない
勘のいい方はわかると思いますが、「社内のスタッフが電話をとって、担当者にチャットなどで連絡する」というのは、実際fondeskのサービスと同じですよね。
このときのわたしから社長へのチャットワークが残っていました。
リモートの流れで再提案です。
fondesk https://www.fondesk.jp/
以前検討した電話一次受けサービス。月額10,000（税抜／100件まで）
チャットワークやメールなどで通知してくれるサービスです。【提案背景とメリット】
・全員リモートなので、どっちにしても折り返しになることが多い。
・各自電話アプリを持てば、全体の件数は減少して100件以内に収まる（月額超過しない）
・出社している人に電話対応が集中しているのを解消できる＝出社時も業務に集中できる
・電話のために出社する必要がなくなる（現在打ち合わせ等のため常時2名以上出社の制限をなくせる）ご検討いただければと思います。
あ、改善提案にも出しておきますね。
これをきっかけに、まずはfondeskを導入してみようという流れになりました。
※ちなみに最後の改善提案というのは「改善提案500円制度」のことです。
fondeskの導入と結果
fondeskの導入は、驚くほど簡単です。
- お申込み
- チャットワークなどのチャットアプリを設定
- 電話を転送する
- お知らせがくる
14日間の無料お試し期間があるので、まずはその期間で設定してみましょう。
また自分で会社の番号にかけてみると、実際に受付の人がどのような対応をされているかわかります。cotauも試しましたが、とても丁寧に対応いただいて応対のレベルに問題は感じませんでした。
ちなみに、cotauの会社ではチャットワークでこんな感じで通知をしてもらっています。
ちなみに顔文字のアイコンはリアクションといって、担当者がお知らせを確認したらつけるルールにしています。
数時間リアクションがつかない場合は、お知らせを見たかどうかフォローすることで確認漏れを防ぐルールです。
電話受付代行サービスのメリットとデメリット
fondeskを導入してから、電話受付の負担は劇的に改善されます。
メリットとして、営業電話や他の人宛の電話を取らなくていいようになり、業務に集中できるようになりました。折り返しも事前に情報確認したり、キリのいいタイミングで電話できるため、とても効率的です。
一方デメリットとしては、クライアントからの電話にはすべて折り返しとなり、1回でつながらないためスムーズなやり取りができないことです。クライアントにもストレスを与えてしまいますし、電話代がすべて自社負担になることも地味に負担になります。
これを解決したのが通話アプリSUBLINEでした。
電話アプリ「SUBLINE」
SUBLINEは、スマホに自分の番号とは別で会社用の050番号を持つことができる電話アプリです。
電話アプリ導入は、fondesk導入と並行して進めました。他にもスマホアプリや、会社用の携帯を持つなどの選択肢はたくさんありましたが、7つのサービスを比較してcotauの会社ではSUBLINEの導入しました。
リモートワーク用電話アプリ比較表
ちなみに、この調査や申し込みはスタッフのUさんがすべてやってくれたのと、cotau自身はアプリを利用していないので、正直詳細はわかっていません。。
ただ、安価で導入が簡単（最短5分）、契約の縛りがなく2台持ちの必要がないというのをメリットとしてあげてくれていました。実際、導入は簡単で使い勝手も特に問題なく使えているようです。
ただし、インターネット通信を使うので通信環境に依存（wifi環境下でないとパケットデータが必要）なのと、通話品質が機器の相性や状況によって、若干よくないことがたまにあるとのことでした。
電話受付代行fondesk × 電話アプリSUBLINEまとめ
fondeskとSUBLINEをつかうことで、cotauの会社は「電話対応」という業務がなくなり、完全リモートワーク化を実現することができました。
さらによかったのは「業務に集中できるようになった」ということです。一度電話に出るなどして集中が切れると、もとの集中状態に戻るには15〜20分ほども時間がかかると言われています。
営業電話や他のメンバー宛の電話をとる必要がなくなったことで、業務効率は実際にかなりあがった実感があります。完全にリモートワークしていないとしても、ぜひおすすめしたいサービスです。
どちらも無料期間がありますので、リモートワークでの電話対応に悩まれている会社さんは、一度試してみてください。
ちなみに、会社のメールをGmailをつかってどこからでも送受信する方法もまとめています。
リモートワークで出社・自宅を違うPCを使う場合におすすめですよ。
リモートワークの電話対応 受付代行サービス+電話アプリに対するスタッフの声
めちゃくちゃ電話がかかってきて大変だったので、本当に助かりました。絶対続けてほしいです！
電話代行サービスはクライアントの電話に直接出れないことが最後まで懸念点でしたが、電話アプリで解決できてよかったです。